Proteção de dados na Patronia · orientação ao escritório
Versão 1.0 · vigente a partir de 1º de outubro de 2026
1 · O ponto de partida: o escritório é o controlador
Os dados que o escritório insere na Patronia sobre clientes, partes, terceiros de processos e integrantes do próprio quadro pertencem, na estrutura da LGPD, ao escritório. É ele quem decide para que servem e por que podem ser tratados. Na linguagem da lei, o escritório é o controlador.
A Patronia trata esses dados por conta do escritório, seguindo a instrução que recebe. É a operadora.
Essa repartição não é formalidade. Ela define três coisas práticas:
- quem responde perante o cliente que pergunta o que é feito com os dados dele;
- quem responde perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados;
- o que precisa constar dos documentos do escritório, e não dos nossos.
Os dados de cadastro e de acesso das pessoas que usam a plataforma seguem regime distinto: ali a Patronia é a controladora, e o tratamento está descrito na Política de Privacidade.
2 · O que a Patronia faz, e o que não faz
Faz: hospeda os dados em banco isolado por escritório, com a separação aplicada a cada consulta · restringe o acesso interno conforme a função de cada pessoa do escritório · guarda credenciais de integração em cofre cifrado · registra as operações · usa recursos de inteligência artificial para produzir minutas a partir do que o escritório informa.
Não faz: não utiliza o teor de casos, peças, contratos, pareceres ou mensagens para treinar ou aperfeiçoar modelos de inteligência artificial · não elabora estatística de produto a partir desse teor · não cede esse conteúdo a terceiros fora das categorias de fornecedores necessárias à operação · não usa os dados do escritório para finalidade própria.
A vedação está escrita no contrato, não é apenas prática interna, e alcança também os fornecedores contratados pela Patronia.
3 · As bases legais que sugerimos ao escritório
A escolha é do escritório. O quadro abaixo é sugestão fundamentada, para poupar trabalho.
| Conjunto de dados | Hipótese sugerida |
|---|---|
| Cadastro do cliente | execução de contrato · art. 7º, V |
| Dados do processo, movimentações e publicações | exercício regular de direito em processo · art. 7º, VI |
| Parte contrária, testemunha e terceiro do processo | exercício regular de direito em processo · art. 7º, VI |
| Consulta de histórico processual por documento | exercício regular de direito em processo · art. 7º, VI |
| Interessado que procurou o escritório | procedimentos preliminares a contrato, a pedido do titular · art. 7º, V |
| Honorários, recebíveis e cobrança | execução de contrato · art. 7º, V, e obrigação legal na parte fiscal · art. 7º, II |
| Dados das pessoas do quadro | execução de contrato ou obrigação legal, conforme o vínculo |
4 · O dado sensível, que na advocacia é rotina
O art. 11 da LGPD trata de forma mais rigorosa os dados sobre saúde, filiação sindical, convicção, vida sexual e origem, e o mesmo rigor prático se aplica aos dados de investigação e de condenação.
Na advocacia esses dados não estão em um campo próprio: estão no relato do caso, no laudo anexado, no teor da publicação, na conversa com o cliente. Uma reclamação trabalhista com pedido de adicional de insalubridade carrega dado de saúde. Uma ação previdenciária carrega o laudo inteiro.
Hipótese sugerida: art. 11, II, “d” · exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral. É a que sustenta o patrocínio da causa sem depender de consentimento a cada peça.
A consequência que merece atenção: o art. 11 não admite legítimo interesse. Aquilo que estiver no caso serve ao caso. Qualquer uso fora do patrocínio, inclusive interno ao escritório, precisa de justificativa própria.
5 · O sigilo profissional se soma à LGPD, não se substitui a ela
O art. 7º, II do Estatuto da Advocacia protege a comunicação entre advogado e cliente com um dever que é anterior e mais amplo que o da proteção de dados. Um pedido de titular não afasta o sigilo devido a terceiro, e uma requisição de autoridade não dispensa o exame da sua regularidade.
Na prática, isso significa que o escritório tem dois deveres sobrepostos, e o mais rigoroso prevalece.
6 · O que o escritório precisa ter
- Informar os titulares. Uma política de privacidade própria, ou cláusula no contrato de honorários, dizendo quais dados o escritório trata, para quê, com quem compartilha e por quanto tempo guarda. A menção ao uso de plataforma de gestão e de recursos de inteligência artificial sob supervisão do advogado é recomendável.
- Um canal para o titular. Endereço eletrônico ou telefone por onde o cliente possa pedir acesso, correção ou eliminação. Escritório enquadrado como agente de tratamento de pequeno porte, nos termos da Resolução CD/ANPD nº 2/2022, não é obrigado a indicar encarregado, mas precisa manter esse canal.
- Registro das operações. O art. 37 da LGPD exige o registro do que é tratado. Para agente de pequeno porte, ele pode ser mantido em forma simplificada.
- Critério de guarda. Definir por quanto tempo mantém o quê, considerando o dever de guarda documental próprio da advocacia, que é razão legítima para retenção longa do que é do processo, mas não do que nunca virou processo. Referências úteis de prazo: cinco anos para a cobrança de honorários, contados da conclusão dos serviços (art. 25 da Lei nº 8.906/1994) · cinco anos para a prestação de contas, contados da extinção do mandato (art. 25-A) · cinco anos para a prescrição disciplinar (art. 43) · cinco anos para a guarda fiscal.
6.1 · O que a plataforma apaga sozinha, e o que não apaga
Não apaga por rotina: cliente, processo, documento aprovado, movimentação e registro financeiro. São dados sujeitos ao dever de guarda, e a decisão de eliminá-los é do escritório. As funções de exclusão estão disponíveis nas telas correspondentes.
Apaga periodicamente, por serem cópias intermediárias ou registros técnicos:
| O que | Quando |
|---|---|
| O teor duplicado que fica na fila de geração depois que a peça vira documento | noventa dias após a conclusão |
| O teor retido em geração encerrada com falha | sete dias |
| O retorno bruto do provedor de pagamento, preservado o recebível | noventa dias |
| Compromissos importados do calendário externo fora da janela sincronizada | a cada sincronização, mantendo do primeiro dia do mês corrente ao fim do terceiro mês seguinte |
Ao encerrar o contrato, o escritório pode solicitar a entrega dos seus dados, que depois são eliminados, nas condições descritas na seção 9.
7 · Se houver incidente de segurança
Incidente é qualquer evento que comprometa a confidencialidade, a integridade ou a disponibilidade dos dados.
Se ocorrer na plataforma, a Patronia comunicará o escritório em até vinte e quatro horas do momento em que constatar que dados pessoais foram afetados, com as informações necessárias para que ele decida e cumpra os prazos legais.
A comunicação à Autoridade e aos titulares compete ao escritório, na qualidade de controlador. O art. 6º da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 fixa o prazo de três dias úteis, contados do conhecimento de que o incidente afetou dados pessoais, prazo contado em dobro para agente de tratamento de pequeno porte, salvo comprometimento à integridade física ou moral dos titulares. O mesmo regulamento exige a manutenção do registro do incidente por, no mínimo, cinco anos, mesmo daquele que não for comunicado.
8 · Quando o cliente do escritório pede seus dados
O pedido chega ao escritório, que é quem responde. A Patronia dá o apoio técnico necessário para localizar, extrair, corrigir ou eliminar o que estiver na plataforma.
Se o pedido chegar diretamente à Patronia, não o responderemos no mérito: será encaminhado ao escritório responsável.
9 · Ao encerrar o contrato
O escritório pode solicitar à Patronia, em até trinta dias contados do encerramento e pelo canal da seção 10, a entrega dos seus dados em formato estruturado e de uso corrente, acompanhados de índice do conteúdo. Quando o volume for grande, a entrega é feita em partes, dentro do mesmo prazo.
Os arquivos produzidos ou guardados na plataforma, como documentos assinados eletronicamente e imagens, não fazem parte dessa entrega. Eles permanecem disponíveis ao escritório durante todo o contrato, na própria plataforma, e cabe ao escritório obtê-los antes do encerramento.
Sessenta dias após o encerramento, ou depois de concluída a entrega solicitada, o que ocorrer por último, os dados são eliminados, salvo o que precise ser guardado por obrigação legal ou determinação de autoridade, hipótese em que o dever de sigilo permanece.
10 · Onde perguntar
Dúvidas sobre esta orientação, sobre a repartição de responsabilidades ou sobre a relação nominal dos fornecedores utilizados pela plataforma: contato@patronia.com.br.